Авторитетний запис в АФНО
Авторитетний файл найменувань організацій (АФНО) (до 2018 р. – Авторитетний файл колективного автора; АФКА) – база даних, що ведеться в Харківській державній науковій бібліотеці ім. В. Г. Короленка (ХДНБ) з 2002 р. Містить авторитетні записи (АЗ) із заголовками найменувань організацій, що прийняті як нормативні для використання в бібліографічних записах (БЗ).
Призначення АФНО: стандартизація та ідентифікація найменувань організацій (допомагає уникнути дублювання і різночитання їх найменувань організацій, оскільки у файлі представлені нормативні (офіційні) їх назви зі збереженням історичної інформації про будь-які зміни); підтримка процесу каталогізації (функціонує як джерело формування заголовків при обробці документів і формуванні БЗ); забезпечення повноти і точності інформаційного пошуку (ефективний засіб пошуку і добору контрольованих пошукових термінів у електронному каталозі (ЕК)).
Використання файла забезпечує можливість багаторазового застосування заголовків та зручність під час формування БЗ. На сьогодні різні варіанти найменувань значної частини організацій, видання яких присутні в багатомільйонному фонді ХДНБ, введено в АФНО, і співробітнику достатньо ввести їх у відповідне поле БЗ.
АФНО є універсальним за видами документів – заголовки з нього використовуються для книг, продовжуваних та періодичних видань, електронних документів тощо. В АФНО представлені АЗ на заголовки постійних і тимчасових організацій разом з найменуваннями їх структурних підрозділів.
Наприклад: Державний архів Харківської області (заголовок постійної організації); Київський національний університет ім. Тараса Шевченка. Центр українознавства (заголовок постійної організації зі структурним підрозділом); «Безпека людини у сучасних умовах», міжнародна науково-методична конференція (13; 2021; Харків) (заголовок тимчасової організації).
Нині наповнення АФНО здійснюється таким чином: поточна обробка нових надходжень документів; конверсія карткових каталогів; рекаталогізація фондів ХДНБ.
Занесенню в АФНО підлягають заголовки всіх організацій, видання яких присутні у фонді бібліотеки. Крім цього, для найбільш точного опрацювання періодичних видань вирішено найменуванням організації також вважати дані про фізичних осіб (укладачів, видавців тощо) і вводити до АФНО.
Робота з найменуваннями організацій у ХДНБ має давні традиції. Так, у 1976 р. започатковано створення авторитетної картотеки «Покажчик заголовків колективного автора» (ПЗКА). Формування власне АФНО розпочалося 2002 р. після придбання програми «ІРБІС» (версія 2002.2). Головним чинником, що вплинув на відбір елементів, обов’язкових для заповнення, стали відомості з карток авторитетної картотеки. Обраний набір елементів дозволив сформувати авторитетний файл, який повністю виконував своє головне призначення – підтримку процесу каталогізації і ведення БЗ, а також забезпечення повноти і точності інформаційного пошуку в ЕК. Але після включення ХДНБ до Міжвідомчої робочої групи з лінгвістичного забезпечення бібліотечних інформаційно-пошукових систем, координатором якої є Національна бібліотека України ім. Ярослава Мудрого, і затвердження єдиної методики формування авторитетних файлів, підхід до формування АФНО було переглянуто для уніфікації принципів створення АЗ і синхронізації з іншими бібліотеками, що займаються веденням авторитетних файлів. Отже, 2018 р. технологія занесення даних до АФНО була змінена із застосуванням полів 510 та 710, у результаті чого утворюються самостійні АЗ на різні найменування однієї організації. Для упорядкування існуючого масиву АЗ було виконане автоматичне коригування файлу, у результаті чого утворилося більш ніж 7 тис. нових АЗ, у яких не відобразилася частина важливих відомостей з основного (початкового) запису. На момент зміни технології кількість АЗ в АФНО становила 16 тис., після зміни – 23 тис., тобто їх число зросло відразу на 7 тис. записів. Фізично обробити такий великий масив АЗ згідно з технологічною інструкцією, а також сформувати перехресні посилання, щоб пов’язати попередні й нові АЗ, надзвичайно складно, тому процес реформування файлу триває досі.
Після зміни технології формування АЗ наразі заповнюються поля:
210 «Основна (уніфікована) назва колективу»;
410 «Посилання типу ”див.”» для варіантних найменувань, які не вживаються у БЗ як нормативні;
510 «Посилання типу «Див. також» для інших прийнятих найменувань організацій (здебільшого попередніх). При заповненні цього поля автоматично утворюється самостійний АЗ, який потрібно пов’язати з основним АЗ за допомогою перехресних посилань;
710 «Пов’язані основні найменування іншими мовами» для паралельних найменувань іншими мовами. При заповненні цього поля також автоматично утворюється самостійний АЗ, що дає змогу пов’язати всі основні найменування організації різними мовами;
900 «Вид Організації / Заходу»;
300 «Інформаційна примітка». У цьому полі подається фактографічна інформація про колективи, а саме: дата утворення, перейменувань, реорганізацій, злиття, припинення існування, уточнююча інформація тощо;
305 «Посилальна примітка «Див. також» з інструктивними вказівками для пошуку необхідної точки доступу;
810 «Джерело складання запису».
Крім найменувань українських організацій в АФНО присутня і велика кількість найменувань іноземних організацій. Тому найменування організацій, що функціонують на території України і видають при цьому документи іноземними мовами, вводяться до поля 210 «Основна (уніфікована) назва» українською мовою. Найменування іншими мовами заносяться до поля 710 «Пов’язані основні найменування іншими мовами» з утворенням пов’язаних АЗ паралельними мовами. Основні (уніфіковані) найменування всіх організацій, які функціонували і функціонують поза межами України, українською мовою не перекладаються, а надаються мовою оригіналу, оскільки в подальшому будуть використовуватися саме в такій формі. В усі інші поля АЗ інформація вводиться державною мовою.
Фахівці відділу наукової обробки документів і організації алфавітних каталогів ХДНБ накопичили значний досвід з формування та використання АФНО, який неодноразово висвітлювався у фахових виданнях, на семінарах, конференціях та дистанційних курсах.