Авторитетний запис в Авторитетному файлі колективного автора
Авторитетний файл колективного автора (АФКА) – база даних, що ведеться у Харківській державній науковій бібліотеці ім. В. Г. Короленка (ХДНБ) з 2002 р. Містить авторитетні записи (АЗ) із заголовками колективних авторів, які прийняті як нормативні для використання в бібліографічних записах (БЗ).
Призначення АФКА:
• підтримка процесу каталогізації – функціонує як джерело формування заголовків при обробці документів і формуванні БЗ;
• підтримка бібліографічного файла – функціонує як засіб визначення і корекції неточностей у заголовках БЗ;
• забезпечення повноти і точності інформаційного пошуку – функціонує як ефективний засіб напрямку пошуку і добору контрольованих пошукових термінів в електронному каталозі (ЕК).
У 1976 р. розпочалося створення авторитетної картотеки «Покажчик заголовків колективного автора» (ПЗКА).
Формування власного АФКА розпочалося після придбання програми «ІРБІС» (версія 2002.2). Головним чинником, що вплинув на відбір елементів, обов’язкових для заповнення, стали відомості з карток авторитетної картотеки. Обраний набір елементів дозволив сформувати АФ, який повністю виконує своє головне призначення – підтримку процесу каталогізації і ведення БЗ, а також забезпечення повноти і точності інформаційного пошуку в ЕК.
Використання файла створює зручність при формуванні БЗ і можливість багаторазового використання заголовків. На сьогодні різні варіанти найменувань значної частини колективів, чиї документи присутні у багатомільйонному фонді ХДНБ, введено в АФКА і співробітнику достатньо застосувати їх у відповідному полі БЗ. На 01.04.2018 р. кількість АЗ в АФКА сягає 16 тис.
АФКА є універсальним за видами документів – заголовки з нього використовуються для книг, продовжуваних та періодичних видань, електронних документів тощо. В АФКА представлені АЗ на заголовки постійних і тимчасових установ разом з найменуваннями їх структурних підрозділів.
Наприклад:
Державний архів Харківської області (заголовок постійної організації);
Київський національний університет ім. Тараса Шевченка. Центр українознавства (заголовок постійної організації зі структурним підрозділом);
Міжнародна конференція з геометрії й топології (2005; Черкаси) (заголовок тимчасової організації).
На даний момент наповнення АФКА здійснюється таким чином:
• поточна обробка нових надходжень документів;
• конверсія карткових каталогів;
• рекаталогізація фондів ХДНБ.
Занесенню в АФКА підлягають заголовки всіх організацій без винятку, видання яких присутні у фонді бібліотеки. Крім цього, для правильного опрацювання періодичних видань вирішено вважати колективним автором фізичних осіб (укладачів, видавців тощо) і заносити їх до АФКА як найменування колективів.
У процесі формування АЗ заповнюються наступні поля: «Основна (уніфікована) назва колективу»; «Посилання типу ”див.”». У полі «Посилання типу ”див.”» за кожним ненормованим заголовком, незалежно від того, один він буде в АЗ або кілька, повторюється заповнення всіх підполів попереднього елемента, до яких додається обов’язкове для заповнення підполе – «Код формування посилання».
Сервісні можливості АБІС «ІРБІС» дали змогу обрати оптимальний набір таких кодів: попередня назва; скорочена назва колективу; абревіатура; інша назва КА; найменування іншою мовою. Саме завдяки цим кодам зрозуміло, який характер ненормовані найменування мають відносно уніфікованого найменування.
У полях «Вид колективу/заходу», «Інформаційна примітка» подається фактографічна інформація про колективи, а саме: дата утворення, перейменувань, реорганізацій, злиття, припинення існування, уточнююча інформація тощо.
Характерною рисою є зосередження в одному АЗ сучасної назви, назви іншими мовами, всіх попередніх, варіантних та скорочених назв одного колективу. Тобто, всі можливі найменування колективу, окрім основного (уніфікованого), яке заноситься до поля «Основна (уніфікована) назва колективу»), заносяться виключно до поля «Посилання типу ”див.”». Поля «Посилання типу див. також» та «Пов’язані основні найменування колективу/заходу», при заповненні яких на один і той самий колектив автоматично формується кілька самостійних АЗ, не застосовуються. На переважну більшість колективів в одному АЗ у полі «Посилання типу ”див.”» формується кілька заголовків, залежно від того, скільки перейменувань було в його історії, чи видавав колектив твори іншими мовами тощо.
В АФКА, крім заголовків українських установ, присутня велика кількість назв російських та інших іноземних колективів. Тому найменування колективів, що функціонують на території України і видають документи іноземними мовами (зокрема, російською), заносяться до поля «Основна (уніфікована) назва» тільки українською мовою. Найменування іншими мовами заносяться до поля «Посилання типу ”див.”». Основні (уніфіковані) найменування всіх колективів, які функціонували і функціонують поза межами України, українською мовою не перекладаються, а надаються мовою оригіналу, оскільки у подальшому будуть використовуватися саме мовою оригіналу. Всі інші поля в АЗ ведуться державною мовою.
Фахівці відділу наукової обробки документів і організації алфавітних каталогів ХДНБ накопичили великий досвід з формування та використання АФКА, який неодноразово висвітлювався у фаховій пресі, на семінарах, конференціях та дистанційних курсах.